работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио – и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
маршрутизация документов (настраивается по каждому виду документов);
автоматизированная загрузка документов со сканера и из электронной почты;
учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Вы сможете:
упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
1С:Документооборот - универсальное решение, легко адаптируется под любую специфику предприятия. Работа с документами Работайте с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике. Хранение и права доступа Внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа. Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления. Все данные ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц. Регистрация входящих и исходящих документов Учет и регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам. Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства и сопровождается следующими процессами:
автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,
оповещение исполнителей,
поддержка регламентированных сроков исполнения документов,
последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.
Сканирование Загружайте входящие, исходящие, внутренние документы и файлы со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Электронная почта Любой документ или файл можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты. Просмотр, редактирование и контроль версий Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов. При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания. Из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий. Бизнес-процессы и работа пользователей Коллективная работа с документами реализована в бизнес-процессах:
Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли «Директор» и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю.
Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов. Поиск Реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского и украинского языков. Учет рабочего времени и контроль исполнения Получайте данные учета рабочего времени для принятия управленческих решений и оптимизации работы сотрудников. Ежедневная отчетность сотрудников включает данные о времени, проекте, содержании работы. Можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.
